Datenschutzhinweise der QUISS GmbH für Videokonferenzen und Online-Meetings via Microsoft Teams

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams (nachfolgend Teams) informieren.

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen Teams, um Videokonferenzen und Online-Meetings durchzuführen (nachfolgend Online-Meetings). Teams ist ein Service der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052 – 6399 USA.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die in unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings steht, ist die QUISS GmbH, Lilienthalstraße 5, 85247 Puchheim.

Hinweis: Soweit sie die Internetseite von Teams aufrufen, ist der Anbieter von Teams für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Teams jedoch nur erforderlich, falls Sie über das Internet am Online-Meeting teilnehmen oder die Desktop-App installieren möchten.

Sie können Teams auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der Teams-App eingeben.

Die Datenschutzerklärung des Anbieters von Teams finden Sie unter: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt. Sie erreichen diesen via E-Mail an datenschutz@starhead.de oder telefonisch unter 08171/4288550.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. während der Teilnahme an einem Online-Meeting machen.

Folgende personenbezogenen Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Bestandsdaten (z.B. Namen, Adressen)
Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefonnummern)
Inhaltsdaten (z.B. Texteingaben, Fotografien, Videos)
Nutzungsdaten (z.B. besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten)
Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-Informationen, IP-Adressen)

Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgerätes sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgerätes verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Teams-Applikation abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem Online-Meeting teilzunehmen, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen, um den Meeting-Raum zu betreten.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden Teams, um Online-Meetings durchzuführen. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorweg transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten.

Wenn es für die Zwecke der Protokolierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokolieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Wenn Sie bei Teams als Benutzer registriert sind, verarbeitet Microsoft Daten, die Sie zur Erstellung Ihres Kontos oder zur Registrierung für Veranstaltungen, Webinaren, Umfragen etc. angeben.

Die in Online-Meeting-Tools wie Teams bestehende Möglichkeit einer softwareseitigen Aufmerksamkeitsüberwachung ist deaktiviert.

Eine automatische Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Für Beschäftigte der QUISS GmbH ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Teams Daten nicht für die Datenverarbeitung erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Teams sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

Für andere Teilnehmende an Online-Meetings ist – soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen geführt werden – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die in Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werde, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von Teams erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen usneres Auftragsverarbeitungsvertrag mit Microsoft vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Teams ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von Teams einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die Privacy Shield-Zertifizierung der Microsoft Corporation, zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklausel garantiert.

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenen personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetztlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Vearbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.